Conditions générales de la mission de DAF externalisée

1. Objet et champ d'application

Les présentes conditions générales encadrent les missions de direction administrative et financière externalisée réalisées par Simon Bazart-Maitre, entrepreneur individuel exerçant sous le nom commercial Structurre (RCS Strasbourg 844 313 650, 9 rue de l'Ehn, 67000 Strasbourg), ci-après le « Prestataire », pour le compte de clients professionnels, ci-après le « Client ».

Chaque mission fait l'objet d'une lettre de mission signée par les deux parties, qui en précise le périmètre et les modalités propres. En cas de contradiction, la lettre de mission prévaut sur les présentes conditions générales.

2. Périmètre de la mission

La mission consiste à structurer, piloter et sécuriser la fonction finance et gestion du Client, et le cas échéant à coordonner les sujets juridiques confiés à ses conseils. Elle couvre, selon les priorités définies avec le Client :

• ✓ le pilotage de la trésorerie : suivi, prévisionnel glissant, alertes ;
• ✓ le reporting de gestion et les tableaux de bord ;
• ✓ le pilotage de la rentabilité : budget, réalisé, atterrissage, écarts ;
• ✓ la structuration des processus administratifs et financiers : achats, facturation, validation, classement ;
• ✓ les recommandations d'organisation et la mise en place d'outils adaptés ;
• ✓ la coordination avec les partenaires du Client (banques, expert-comptable, avocat, assureurs, prestataire de paie) : préparation des éléments et suivi des demandes ;
• ✓ la participation aux instances de direction et la préparation de leurs éléments financiers.

Pour les sujets juridiques, le Prestataire assure l'interface entre le Client et ses conseils : il identifie les besoins, planifie les travaux, suit leur avancement et contrôle les livrables. Les actes relevant de la compétence exclusive des professions réglementées restent réalisés par ces dernières.

Les travaux du Prestataire constituent des aides à la décision. Il ne se substitue ni aux organes de direction du Client, qui conservent seuls le pouvoir de décision et de représentation, ni à ses prestataires réglementés.

3. Hors périmètre

Sauf accord écrit préalable des parties, sont exclus de la mission :

• → toute signature et tout engagement au nom du Client (banque, contrats, ordres de paiement) ;
• → la tenue comptable, l'établissement des comptes annuels et les déclarations fiscales et sociales ;
• → la rédaction d'actes juridiques relevant d'un conseil juridique ;
• → la production de la paie ;
• → toute mission d'audit ou de détection de fraude.

En cas de contradiction avec l'article 2, ces exclusions prévalent.

4. Organisation et modalités d'intervention

La mission est réalisée personnellement par Simon Bazart-Maitre, sur site ou à distance selon les besoins. Le volume d'intervention est déterminé par la charge de travail effective ; le Prestataire tient le Client informé des heures consacrées à la mission. Toute demande d'intervention émanant du Client vaut acceptation des heures correspondantes.

Le Prestataire organise librement ses interventions, en toute indépendance et sans lien de subordination. Il ne dispose d'aucun mandat pour engager le Client ; les accès bancaires lui sont consentis en consultation.

5. Obligations du Prestataire

Le Prestataire s'engage notamment à :

• ✓ mettre en œuvre les compétences et moyens nécessaires à la mission ;
• ✓ établir ses recommandations avec sérieux, sur la base des informations transmises par le Client ;
• ✓ respecter les délais convenus, sous réserve de la communication en temps utile des éléments nécessaires ;
• ✓ corriger sans facturation supplémentaire les erreurs qui lui sont exclusivement imputables.

Il signale par écrit au Client les risques qu'il a effectivement identifiés. Ce devoir d'alerte ne constitue pas une obligation de détection exhaustive. Le Prestataire est tenu d'une obligation de moyens : il ne garantit aucun résultat économique ou financier, les décisions de gestion relevant du seul Client.

6. Obligations du Client

Le Client s'engage notamment à :

• ✓ fournir des informations, documents et accès complets, exacts et à jour ;
• ✓ coopérer de bonne foi et répondre dans des délais raisonnables aux sollicitations du Prestataire ;
• ✓ désigner un interlocuteur décisionnaire, disponible pour les arbitrages ;
• ✓ valider les propositions du Prestataire et fournir les confirmations écrites lorsqu'elles sont requises ;
• ✓ régler les honoraires et frais selon les modalités convenues.

Le cas échéant, le Client met à disposition une adresse e-mail sur son propre nom de domaine pour les besoins de la mission.

7. Honoraires, facturation et paiement

Les honoraires sont de 160 € HT de l'heure, majorés de la TVA le cas échéant. La facturation est mensuelle, au temps effectivement passé, sur la base de relevés d'intervention réputés acceptés à défaut de contestation sous huit jours à compter de leur réception.

Les frais éventuels (déplacements, repas, hébergement) sont refacturés au réel sur justificatifs ou selon le barème kilométrique fiscal.

Les factures sont payables à trente jours date d'émission. Tout retard entraîne de plein droit des pénalités égales à trois fois le taux d'intérêt légal et une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € (articles L. 441-10 et D. 441-5 du Code de commerce). En cas d'impayé, le Prestataire peut suspendre la mission huit jours après une mise en demeure restée sans effet.

Le taux horaire peut être révisé au 1^er janvier de chaque année, moyennant une information écrite adressée au Client un mois à l'avance.

8. Confidentialité et données personnelles

Les parties s'engagent à une stricte confidentialité sur toute information obtenue dans le cadre de la mission, pendant toute sa durée et cinq ans après son terme, sauf information tombée dans le domaine public ou divulgation imposée par une autorité administrative ou judiciaire.

Pour les données personnelles traitées pour le compte du Client, le Prestataire agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD : il ne les traite que sur instruction du Client et pour les besoins de la mission, en assure la sécurité, notifie toute violation dans les 48 heures et les restitue ou les supprime en fin de mission.

9. Responsabilité

La responsabilité du Prestataire ne peut être engagée en cas d'informations incomplètes, erronées ou tardives fournies par le Client, de décision prise sans son avis ou contre son avis, ni du fait des travaux des autres prestataires du Client.

Seuls les préjudices directs sont indemnisables, à l'exclusion notamment des pertes d'exploitation, de chance ou de bénéfice et des pénalités fiscales ou sociales. Toutes causes confondues, la responsabilité du Prestataire est limitée aux honoraires HT perçus au titre de la mission au cours des douze derniers mois, sauf faute lourde ou dolosive. Toute action doit être engagée dans un délai d'un an à compter de la connaissance du fait dommageable.

Le Prestataire est titulaire d'une assurance de responsabilité civile professionnelle.

10. Durée, résiliation et restitution

La mission prend effet à la signature de la lettre de mission, pour une durée initiale d'un mois, puis se renouvelle tacitement par périodes d'un mois.

• → Pendant le premier mois, chaque partie peut y mettre fin à tout moment, sans préavis, sans justification et sans pénalité, par écrit (e-mail ou courrier).
• → Ensuite, chaque partie peut y mettre fin à tout moment, moyennant un préavis d'un mois notifié par écrit.
• → En cas de manquement grave, notamment de défaut de paiement, la résiliation intervient de plein droit quinze jours après une mise en demeure restée sans effet.

Les honoraires et frais afférents aux travaux réalisés jusqu'à la date d'effet de la résiliation restent dus.

En fin de mission, le Prestataire restitue les livrables et organise une passation (procédures, accès, points en cours) avec le Client ou le prestataire qu'il désigne. Au-delà d'une demi-journée, la passation est facturée au taux horaire de l'article 7. Le Prestataire conserve la propriété de ses méthodes, outils et modèles ; le Client dispose d'un droit d'usage interne des livrables, sous réserve du paiement intégral des honoraires.

11. Dispositions diverses

Les parties sont et demeurent des partenaires professionnels indépendants. Toute modification de la mission fait l'objet d'un avenant écrit signé des deux parties. La nullité d'une stipulation n'affecte pas les autres. Le fait de ne pas se prévaloir d'un manquement ne vaut pas renonciation à s'en prévaloir ultérieurement.

12. Droit applicable et litiges

Les présentes conditions sont soumises au droit français. En cas de litige, les parties se réunissent dans les dix jours suivant la réception d'une lettre recommandée avec avis de réception adressée par l'une d'elles. Cette tentative de règlement amiable est un préalable obligatoire à toute action en justice. À défaut d'accord dans un délai de trente jours, le litige est soumis au tribunal judiciaire de Strasbourg.